Convenant informatie-uitwisseling tussen de dekens van de orde in het arrondissement en de Raad voor Rechtsbijstand

Overwegingen

• De dekens van de orde in het arrondissement (hierna: dekens) en de Raad voor Rechtsbijstand (hierna: de Raad) hebben beiden een eigenstandige verantwoordelijkheid voor de instandhouding van de kwaliteit van de rechtsbijstandverlening door de bij de Raad ingeschreven advocaten.

• Voor een goede uitoefening van hun respectievelijke toezichttaken is het zowel voor de dekens als voor de Raad van belang om in een zo vroeg mogelijk stadium over relevante informatie van elkaar te beschikken. De dekens en de Raad hebben daarom een Convenant opgesteld om de afspraken over informatie-uitwisseling te borgen. Een onderdeel van de informatie-uitwisseling kan de uitwisseling van persoonsgegevens betreffen. In dit Convenant wordt ook het kader voor rechtmatige uitwisseling van deze gegevens beschreven.

Noodzaak samenwerking

Dekens

Het is voor het toezicht op een goede praktijkvoering, de onafhankelijkheid, de (financiële) integriteit en de (on)betamelijkheid van advocaten van belang dat de deken in een zo vroeg mogelijk stadium te horen krijgt wanneer de Raad van mening is dat:

• de advocaat niet meer voldoet aan de Inschrijvingsvoorwaarden, bijvoorbeeld ter zake van:
  • het minimum of maximum aantal zaken per jaar [1];
  • de deskundigheid op bepaalde rechtsgebieden [2];
  • de organisatie van het kantoor van de advocaat [3], zoals:
    • slechte bereikbaarheid
    • de kantoororganisatie is niet goed ingericht
  • de eisen gesteld aan de wijze van indiening van een aanvraag tot toevoeging [4];
  • de eisen gesteld aan de inrichting en de wijze van indiening van een aanvraag tot vaststelling van een vergoeding en de verslaglegging over de verleende rechtsbijstand [5].

• de advocaat herhaaldelijk onjuiste informatie (heeft) verschaft aan de Raad [6];
• de rechtsbijstandverlening van de advocaat niet voldoet aan de eisen van doelmatigheid en zorgvuldigheid [7];
• er sprake is van mogelijk onrechtmatig of frauduleus handelen [8];
• er sprake is van zorg over mogelijke financiële problemen bij een kantoor [9].

De Raad

Het is voor de controle op werkzaamheden van rechtsbijstandverleners van belang dat de Raad in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte wordt gebracht dat:

• een spoedschorsing is uitgesproken in de uitoefening van de praktijk ex artikel 60ab Advocatenwet aan een bij de Raad ingeschreven advocaat of een schorsing in de praktijk wegens onbehoorlijke praktijkuitoefening ex artikel 60b Advocatenwet;
• de stage van een advocaat-stagiair is opgeschort, bijvoorbeeld door het ontbreken van een patroon [10];
• een tuchtcollege voor de advocatuur aan een bij de Raad ingeschreven advocaat een maatregel heeft opgelegd die een onvoorwaardelijke schorsing tot gevolg heeft [11].

Afspraken

Artikel I. Definities

Voor de toepassing van dit Convenant worden de definities uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daarbij behorende Uitvoeringswet (UAVG) gevolgd.

Artikel II. Reikwijdte Convenant

1. Dit Convenant is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens die betrekking hebben op de betrokkenen binnen de samenwerking van de Verantwoordelijken zoals in dit Convenant zijn beschreven.
2. De verwerking van persoonsgegevens vindt binnen dit samenwerkingsverband (uitsluitend) plaats ten behoeve van het verstrekken van gegevens van de Raad richting de Dekens op basis van artikel 10a en 45a Advocatenwet en de gedragsregels. De verstrekking van gegevens van de Dekens richting de Raad vindt plaats op basis van artikel 8 Advocatenwet.
3. Voor de zelfstandige taken die de Verantwoordelijken uit moeten voeren op grond van de Advocatenwet en Wet op de rechtsbijstand zijn Partijen zelfstandig verantwoordelijk. Dit Convenant is daarop niet van toepassing.

Artikel III. Grondslag voor de verwerkingen

1. De gegevensverwerking vindt onder andere plaats omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de publieke taak van de Raad om de kwaliteit van en toezicht op het rechtsbijstandsstelsel te borgen. Dit vloeit voort uit de artikelen 7 lid 1 en lid 3 sub c en artikel 17 van de Wet op de Rechtsbijstand. De grondslag voor gegevensverwerking inclusief de uitwisseling aan de dekens betreft zodoende de noodzaak om te voldoen aan een publieke taak uit artikel 6 lid 1 sub e AVG. Om deze taak goed te kunnen uitvoeren en de dekens in staat te stellen om hun toezicht op de advocatuur te kunnen garanderen is informatie-uitwisseling essentieel.
2. In artikel 45a Advocatenwet is geregeld dat de dekens toezicht houden op de naleving door advocaten van de Advocatenwet en "met inbegrip van toezicht op de zorg die zij als advocaten behoren te betrachten ten opzichte van degenen wiens belangen zij als zodanig behartigen of behoren te behartigen, inbreuken op verordeningen van de Nederlandse orde van advocaten en enig handelen of nalaten dat een behoorlijk advocaat niet betaamt." De grondslag voor het verstrekken van het verstrekken van de gegevens betreft zodoende de noodzaak om te voldoen aan een publieke taak onder artikel lid 1 sub e AVG.

Artikel IV. Afspraken tussen partijen

De Raad en de dekens spreken af dat:

1. De Raad en de deken in het arrondissement waar de advocaat kantoor houdt elkaar in een zo vroeg mogelijk stadium informeren in de hiervoor genoemde situaties.
2. Na ontvangst van informatie van de Raad zal de deken, indien hij daartoe en na eigen afweging aanleiding ziet, actie ondernemen. De deken geeft aan de Raad - indien relevant voor de Raad en voor zover mogelijk - een terugkoppeling over hetgeen met de verkregen informatie is gedaan.
3. De Raad zal indien hij daartoe – na eigen afweging – aanleiding ziet, actie ondernemen na ontvangst van informatie van de deken. De Raad geeft aan de deken – indien relevant voor de deken en voor zover mogelijk – een terugkoppeling over hetgeen met de verkregen informatie is gedaan.
4. Zowel de Raad als de dekens registreren hoe vaak informatie wordt gevraagd, verstrekt en ontvangen zodat inzichtelijk is hoe de onderlinge uitwisseling van informatie zich ontwikkelt en wellicht een uitspraak gedaan kan worden over de effectiviteit van de uitwisseling van informatie ten aanzien van het toezicht op advocaten. Deze cijfers worden elk kwartaal onderling uitgewisseld.
5. De Raad en de dekens gaan onderzoeken of data geautomatiseerd kunnen worden uitgewisseld, bijvoorbeeld m.b.t. behaalde PE-punten.

Artikel V. Rollen van partijen

1. Beide Partijen zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk voor de Persoonsgegevens die zij verwerken ten behoeve van dit Convenant, voor zover uit Bijlage 1 bij dit Convenant niets anders voortvloeit.
2. Een Partij is zelfstandig verantwoordelijk voor de naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving voor de Verwerking van Persoonsgegevens conform beschreven in Bijlage 1. De hier bedoelde Partij zal onder meer de volgende verplichtingen uit de AVG naleven: het uitvoeren van de rechten van betrokken zoals bedoeld in artikel 12 tot en met artikel 23 AVG, het treffen van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen voor de bescherming van Persoonsgegevens zoals bedoeld in art 32 AVG en het detecteren, onderzoeken en afhandelen van Datalekken zoals bedoeld in de artikelen 33 en 34 AVG.

Artikel VI. Transparantie

1. De Partijen bij dit Convenant stellen zich transparant op tegenover betrokkene(n) over de wijze waarop zij samenwerken, in die zin dat zij dit Convenant kunnen publiceren, desgevraagd ter beschikking stellen of verkort in een privacyverklaring of op andere wijze hebben weergegeven.

Artikel VII. Rechten van betrokkenen

1. Iedere betrokkene heeft onder andere recht op inzage in en afschrift van de persoonsgegevens die hem betreffen en/of door hem op basis van deze Afspraken anderszins zijn verwerkt. De Raad kan in de relevante gevallen de betrokkene ook doorverwijzen naar de desbetreffende deken en vice versa.
2. De Verwerkingsverantwoordelijke biedt betrokkene inzage en/of afschrift conform het eigen wettelijke kader. Dit geldt ook voor de andere rechten die betrokkenen kunnen uitoefenen onder de AVG.
3. Inzage en afschrift zoals bedoeld in lid 1 en/of het overzicht zoals bedoeld in lid 2 kunnen alleen worden geweigerd indien een van de beperkingen uit artikel 23 AVG in het individuele geval van toepassing is.

Artikel VIII. Beveiliging

1. Partijen dragen ieder afzonderlijk zorg voor de passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens die zij verstrekken dan wel verwerken te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking, tenzij Partijen in Bijlage 2 schriftelijk anders overeenkomen. Deze maatregelen zullen, met inachtneming van de stand van de techniek en de kosten gemoeid met de implementatie en de uitvoering van de maatregelen, een passend beschermingsniveau verzekeren als bedoeld in de Toepasselijke wet- en regelgeving, zulks met inachtneming van de risico’s die het verwerken van de Persoonsgegevens, en de aard daarvan meebrengen. Partijen zullen deze maatregelen periodiek evalueren en zo nodig aanpassen.
2. In Bijlage 2 bij deze Overeenkomst zijn de concrete afspraken vastgelegd over de technische en organisatorische maatregelen die Partijen treffen zoals bedoeld in artikel 6.1 van deze Overeenkomst.
3. Het treffen van de in artikel 6.1 bedoelde maatregelen geschiedt voor rekening en risico van de degene die de maatregel treft en uitvoert, tenzij in Bijlage 2 schriftelijk anders is overeenkomen.

Artikel IX. Evaluatie

1. De samenwerking en het Convenant worden periodiek geëvalueerd. Aanpassing van deze afspraken en/of elementen in de werkwijze zal volgen, indien de resultaten van de evaluatie daartoe aanleiding geven.

Artikel X. Slotbepalingen

Deze afspraken vervangen de eerder gemaakte afspraken d.d. 30 januari 2020.

Voor akkoord,

Noten

[1] Bericht over het behalen van het maximumaantal toevoegingseenheden in het kalenderjaar wordt automatisch verzonden door het Register van de RvR en bevat naam + BAR-kenmerk advocaat.

[2] Bericht bevat naam + BAR-kenmerk advocaat

[3] Wordt mondeling meegedeeld, bijvoorbeeld tijdens regulier overleg tussen dekens en RvR

[4] Bericht bevat naam + BAR-kenmerk advocaat en evt. cliëntgegevens in een voorbeeld

[5] Bericht bevat naam + BAR-kenmerk advocaat en evt. cliëntgegevens in een voorbeeld

[6] Incidenteel/pro-actief vanuit Raad, bericht bevat naam + BAR-kenmerk kantoor, naam + BAR-kenmerk advocaat, GRAS-kenmerk toevoeging, naam + geboortedatum + geslacht + woonplaats cliënt

[7] Bericht bevat BAR-kenmerk kantoor, naam advocaat, BAR-kenmerk advocaat, GRAS-kenmerk toevoeging, naam + geboortedatum + geslacht + woonplaats cliënt

[8] Incidenteel/pro-actief vanuit Raad, bericht bevat BAR-kenmerk kantoor, naam advocaat, BAR-kenmerk advocaat, GRAS-kenmerk toevoeging, naam + geboortedatum + geslacht + woonplaats cliënt

[9] Incidenteel/pro-actief vanuit Raad, bericht bevat naam +  BAR-kenmerk advocaat

[10] Over de schorsing van een stage ontvangt de Raad niet automatisch een bericht op grond van de Advocatenwet.

[11] De Raad ontvangt de uitspraken van de Raad en het Hof van Discipline eerst van deze colleges wanneer de uitspraken onherroepelijk zijn, maar wenst eerder op de hoogte worden gebracht door de deken. Dan kan de Raad in een zo vroeg mogelijk stadium al rekening houden met de mogelijke schorsing en de gevolgen hiervan inschatten.