Privacyverklaring sollicitanten

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uiteraard verwerken wij alleen persoonsgegevens als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De verwerking is noodzakelijk voor het gerechtvaardigd belang van de Raad om sollicitanten te kunnen werven voor openstaande vacatures. Als de sollicitant wordt aangenomen, zijn de persoonsgegevens ook noodzakelijk om de arbeidsovereenkomst voor te bereiden.

Wij verwerken persoonlijke informatie voor de volgende doeleinden:

• Personeelswerving;
• Identificatie;
• Communicatie.

Als je na de sollicitatieprocedure nog benaderd wilt worden voor andere voor jou relevante functies bij de Raad, dan kunnen jouw persoonsgegevens langer bewaard worden op grond van toestemming. Hierover lees je meer onder het kopje ‘Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bewaard?’.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken bij het nemen van besluiten geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zonder menselijke tussenkomst.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Een persoonsgegeven is informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen.

De Raad verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten die worden aangeleverd door sollicitanten of uitzendbureaus door middel van een e-mail, formulieren en/of aangehechte cv’s via de website van de Raad ( www.raadvoorrechtsbijstand.org/) of vacaturewebsites. De Raad verzamelt en verwerkt ook gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke  contacten, notities van telefoongesprekken en/of e-mail. Het kan gaan om de volgende persoonsgegevens:

• Persoonlijke identificatie-informatie:
  • Voor- en achternaam/-namen, adres, geboortedatum, pasfoto;
  • Contactgegevens: privé e-mailadres en telefoonnummer(s);
• Werkervaring, wanneer en bij welke werkgever(s);
• Opleidingsinformatie: gevolgde opleiding(en), cursussen, stages;
• Werving-gerelateerde informatie zoals cv, motivatie en assessmentgegevens;
• Andere informatie die je meestuurt in je cv of een bijlage zoals een referentie.

Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

Als je solliciteert, kunnen medewerkers van de afdeling HRM jouw gegevens inzien. HRM deelt de gegevens met de (leden van de) sollicitatiecommissie en de draagvlakcommissie (indien van toepassing). Deze commissies geven advies aan de desbetreffende manager, die het definitieve besluit neemt.

In geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van verwerking van persoonsgegevens, maakt de Raad afspraken over de eisen waaraan de gegevensuitwisseling moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de privacy wet- en regelgeving. De Raad controleert deze afspraken periodiek.

Voor de sollicitatieprocedure slaat de Raad persoonsgegevens op in een online personeelsinformatiesysteem. Dit platform is van een Nederlands bedrijf waarbij geen doorgifte buiten de EU plaatsvindt.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Persoonlijke informatie bewaren wij niet langer dan nodig is om het doel waarvoor het is verzameld te bereiken.

Word je niet geselecteerd voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd, of naar aanleiding van een open sollicitatie? Dan bewaren we jouw sollicitatiestukken en contactgegevens nog 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure.

Toestemming bewaartermijn 1 jaar

Als je in het sollicitatieformulier toestemming hebt gegeven voor een bewaartermijn van 1 jaar, dan bewaren we je persoonsgegevens 1 jaar na afloop van de sollicitatieprocedure en kunnen we je benaderen als er binnen die tijd een functie vrijkomt die wellicht voor jou interessant is. Je  kunt je toestemming ook intrekken door een verzoek in te dienen bij [email protected].

In geval van indiensttreding, verwijderen wij jouw gegevens niet omdat deze
noodzakelijk zijn voor het sluiten en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. In dat geval is de privacyverklaring voor medewerkers van de Raad van toepassing.

Welke privacyrechten heb je?

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten rond je persoonsgegevens:

• Recht op informatie: de Raad informeert jou over de verwerking van jouw
  gegevens. Daarnaast heb je het recht om aan de Raad te vragen of jouw persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: je hebt het recht om inzage te krijgen in de gegevens die de Raad verwerkt. De Raad zal een overzicht geven welk type persoonsgegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: je kunt een verzoek tot wijziging van jouw persoonsgegevens indienen bij de Raad, als blijkt dat deze niet juist zijn of deze inmiddels zijn veranderd.
• Recht om vergeten te worden: in gevallen waar je toestemming hebt gegeven om gegevens te verwerken, heb je het recht om deze toestemming in te trekken en de Raad te verzoeken om deze persoonsgegevens te laten verwijderen. In gevallen waarbij de Raad persoonsgegevens verwerkt uit bijvoorbeeld een wettelijke plicht, is het niet mogelijk om deze gegevens te verwijderen.
• Recht op bezwaar: je hebt het recht om bezwaar in te dienen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld als je van mening bent dat de bescherming van jouw privacy zwaarder zou wegen dan het algemene belang van de Raad om persoonsgegevens te verwerken.
• Recht op beperking: als de gegevens mogelijk onjuist zijn, de verwerking van gegevens onrechtmatig is, de gegevens niet meer noodzakelijk zijn of als er bezwaar is gemaakt tegen de verwerking van de gegevens, dan heb je het recht om een verzoek in te dienen bij de Raad om tijdelijk te stoppen met het verwerken van jouw persoonsgegevens.

Contact

Om gebruik te maken van deze rechten kun je per post of e-mail een verzoek indienen.

Het verzoek kun je richten aan de privacy officer via: [email protected]

of per post via:

Raad voor Rechtsbijstand
t.a.v. Privacy Office
Postbus 70503
5201 CD Den Bosch

De Raad heeft vanaf de ontvangst van het verzoek een maand de tijd om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen een maand laat de Raad je weten wat er met het verzoek gebeurt. Heeft de Raad meer tijd nodig om de gegevens te verzamelen, dan ontvang je daar ook binnen een maand bericht van. De Raad kan aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van jouw identiteit en de rechtmatigheid van het verzoek.

Ben je niet tevreden met onze antwoorden op jouw privacyvragen? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij de Raad houdt de Functionaris voor Gegevensbescherming toezicht op de toepassing en de naleving van de AVG. Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken? Dan kun je via e-mail contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van de Raad:

R. van Troost
[email protected]