Pilot Tijdregistratie Asiel

Wat is de looptijd?

De fase van tijdregistratie loopt van 1 oktober 2023 tot 1 april 2024 (6 maanden). Hierna wordt nog geëvalueerd en kan de laatste registratie worden afgerond. Over het inleveren van formulieren rond de einddatum leest u hieronder meer.

Hoe zit het met formulieren inleveren?

Volledig invulde formulieren kunt u gedurende de pilot inleveren. Het liefst ontvangen wij deze z.s.m.

Nieuw: U kunt uw formulieren nu uploaden via deze pagina: my.bastion365.net/kenniscentrum

Op 1 april stopt de pilot. U levert dan zo veel mogelijk zo volledig mogelijk in, onder de voorwaarden beschreven op het formulier. Hierbij geldt de volgende aanvulling: van zaken die op dat moment nog lopen en waarvoor u een formulier aan het invullen bent, geldt dat u deze formulieren ook op dat moment inlevert (en kunt declareren), mits u deze zo volledig mogelijk invult en er ten minste één volledige fase is afgerond op dat moment.

Formulieren van lopende zaken waarin nog minder dan één fase is afgerond – u bent bijvoorbeeld de wachttijd aan het schrijven – en die u toch graag wilt inleveren, mag u later nog inleveren, zodra er één fase is afgerond. Deze uitzondering maken we voor het geval u al een flinke tijd aan het schrijven bent en deze moeite anders verloren zou gaan. Het is geenszins verplicht, maar formulieren met minder dan één fase kunnen we niet aannemen en kunnen dus ook niet gedeclareerd worden.

Is er een vergoeding voor deelname aan de pilot?

Ja. Deelnemers kunnen hun werkzaamheden voor de pilot declareren. De deelnemers zijn hierover via e-mail nader geïnformeerd.

Declareren mag tussentijds of alles in één keer achteraf. Tijdschrijfformulieren moeten voor declaratie voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven op het formulier zelf (eerste tab).

Kan ik me nog aanmelden voor deelname?

Aanmelden kan tot 1 februari 2024. U kunt dit kenbaar maken via een mail aan Christel Wiskerke ([email protected]).

Wat behelst deelname aan de pilot?

Tijdschrijven via het formulier, en eventuele online bijeenkomsten.

De tijdsbesteding voor het tijdschrijven zal afhangen van het aantal zaken waarin een deelnemer tijdschrijft. De verwachting is dat één zaak invullen ongeveer een halfuur kost. Het aantal zaken dat iedere deelnemer schrijft ligt nog niet vast. De insteek is om gezamenlijk te bepalen wat voldoende en haalbaar is.

Daarnaast vragen we deelname aan ten minste een startbijeenkomst (een uur, online) en op termijn mogelijke vervolgbijeenkomsten (idem). Een eerste inschatting is twee of drie bijeenkomsten op jaarbasis.

Wat is het doel van de pilot?

Achterhalen hoe het meten van tijdsbesteding zodanig moet worden ingericht dat het een realistisch en meer gedetailleerd beeld van de urenbesteding door advocaten oplevert, met zo min mogelijke administratieve belasting.

Voor herijking is een feitelijke basis (heldere en betrouwbare data over urenbesteding) essentieel. Via onder andere deze pilot wordt een goede en praktische meetmethodiek verkend.

Hoe kan deze pilot maar 6 maanden duren, terwijl de wachttijd bij asielzaken zo lang is?

We zijn ervan bewust dat de wachttijd in veel zaken de duur van de pilot overstijgt. De wens was wel om een beknopte pilot te houden, zodat er op afzienbare termijn lering uit kon worden getrokken. Daarom is besloten tot de volgende oplossing: sommige deelnemers zullen/kunnen 'retroactief schrijven', i.e. werkzaamheden in het verleden overnemen in het pilotformulier op basis van hun registratiesystemen, zoals BaseNet. Op die manier kunnen volledige zaken worden geregistreerd. Daarnaast kan data-analyse mogelijk enkele vraagstukken oplossen, zoals de invloed van de duur van de wachttijd op de bestede uren. Ook hieruit kan het Kenniscentrum lering trekken voor toekomstige methodieken (analyse is ook ter lering, en zal in deze pilot niet resulteren in conclusies over de tijdsbesteding).

Worden conclusies getrokken voor herijking?

Nee. De pilot richt zich op methodiekontwikkeling. De verzamelde data zijn te klein in omvang en te divers om er valide conclusies voor herijking aan de verbinden.

Waarom gedetailleerd tijdschrijven voor een forfaitaire vergoeding?

Herijking van forfaitaire vergoedingen heeft een feitelijke basis nodig. En dus moeten zo veel mogelijk feiten worden verzameld. Detaildata over de urenbesteding (verzameld via tijdregistratie) helpen zo een valide basis te vormen.