Veel post over besluiten
Verleden week was er berichtgeving op sociale media te lezen over de hoeveelheid post die vooral mediators, ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand, soms tegelijkertijd van ons ontvangt. We vinden dit uiteraard zelf ook niet wenselijk en snappen dan ook dat dit vragen oproept. Het digitaliseren van onze processen heeft daarom onze grote aandacht. Op die manier kunnen we de papieren stroom verminderen. Dat doen we in een weloverwogen volgorde. Soms moeten we de prioritering aanpassen. Zo hebben we onlangs prioriteit willen geven aan de invoering van de Regeling adviestoevoeging zelfredzaamheid en de Subsidieregeling pakket rechtsbijstand herstelregelingen kinderopvangtoeslag. In dit artikel leggen we u uit welke uitdagingen we verder tegenkomen en waarom het (verder) digitaliseren en optimaliseren van processen soms toch langer duurt dan ook wij zouden willen.
Wanneer ontvangt u uw post digitaal in Mijn RvR
Als u een aanvraag toevoeging, vergoeding of mutatie digitaal indient via Mijn RvR, dan ontvangt u het besluit ook digitaal via Mijn RvR. Heeft u een van bovengenoemde aanvragen of een aanvraag lichte adviestoevoeging, aanvraag toevoeging/vergoeding mediation of andere aanvraag per post ingediend, dan ontvangt u het besluit ook nog per post. Uiteraard proberen we de besluiten zo veel mogelijk per envelop te bundelen. Dit is wel afhankelijk van de dagelijkse output uit de printers en de postverzending. Helaas is de post aan de rechtzoekende nog niet gedigitaliseerd en verloopt volledig via de poststroom.
Gerealiseerde digitalisering
Het proces van aanvraagverwerking gesubsidieerde rechtsbijstand voor de bij de Raad ingeschreven advocaten verloopt dus voor het grootste deel al geautomatiseerd via het digitale portaal Mijn RvR. Het declaratieproces piket is sinds december 2020 gedigitaliseerd. We zijn nu bezig dit proces te optimaliseren. Verder hebben we het portaal Mijn Wbtv voor tolken en vertalers vernieuwd, zodat zij via de digitale weg beter hun zaken met de Raad/Bureau Wbtv kunnen regelen. En ook bewindvoerders kunnen al enige tijd via de digitale weg zaken doen met de Raad.
Gewenste en benodigde digitalisering
Volgend jaar kunnen we een start maken met het vervangen van de bestaande digitale voorziening waarmee burgers een inkomensverklaring kunnen aanvragen. We starten daarnaast met het ontwerpen van een portaal voor mediators. Dat aanvraag- en declaratieproces verloopt nu nog niet via een digitaal portaal. Het digitaliseren van dat proces zal ook in positieve zin invloed hebben op de hoeveelheid besluiten die via de fysieke post verstuurd worden. En onze aandacht en investering moet ook uitgaan naar de interne IT-omgeving.
Goede gebalanceerde investering
Er gebeurt dus veel en er zit nog veel ontwikkeling aan te komen. Wat we kunnen doen in de daarvoor beschikbare tijd en middelen doen we ook, op basis van zorgvuldige analyse en afweging. Soms kiezen we er bewust voor om de prioriteit even te verschuiven, zoals bij de in de inleiding genoemde regelingen. Daarnaast zijn we druk doende om het IT-landschap van de Raad flexibel in te richten zodat we nieuwe noodzakelijke ontwikkelingen aan kunnen. Denk hierbij aan de portalen voor de keten en het digitaal aanvragen van alle aanvragen gefinancierde rechtsbijstand.
Met het digitaliseren van onze processen willen we uiteindelijk zoveel als mogelijk af van papieren (post)stromen, hetgeen ook past in onze duurzaamheidsdoelen.